دليل استخدام أداة تسجيل الغياب اليومي والشهري
مرحباً بك في الدليل الشامل لأداة تسجيل الغياب. تم تصميم هذه الأداة لتكون بسيطة وسهلة، لمساعدتك على تتبع حضور الطلاب وإصدار تقارير احترافية ببضع نقرات فقط. دعنا نستعرض كيفية الاستفادة من جميع ميزاتها.
1. الإعداد لأول مرة: تسجيل اسم المدرسة
عند فتح الأداة لأول مرة، ستظهر لك نافذة ترحيبية تطلب منك إدخال اسم مدرستك.
لماذا هذه الخطوة؟ يتم استخدام هذا الاسم تلقائياً في رأس جميع التقارير التي تقوم بطباعتها، مما يضفي عليها طابعاً رسمياً واحترافياً.
ماذا أفعل؟ اكتب اسم المدرسة في الحقل المخصص واضغط على زر "حفظ ومتابعة". لا تقلق، لن تحتاج إلى إدخال الاسم مرة أخرى إلا إذا قمت بحذف بيانات التطبيق.
2. الخطوة الأولى: تجهيز قائمة الطلاب
قبل البدء بتسجيل الغياب، تحتاج إلى قائمة بأسماء طلاب الفصل. الأداة تجعل هذه العملية سهلة جداً.
تحميل النموذج: اضغط على الزر الأصفر "تحميل نموذج Excel". سيقوم المتصفح بتنزيل ملف Excel جاهز.
تعبئة النموذج: افتح الملف الذي قمت بتنزيله. ستجد هيكلاً بسيطاً:
في الخلية الأولى (A1): اكتب اسم الفصل (مثال: "الصف الأول - أ").
في الأعمدة التالية: ابدأ بإدخال أرقام وأسماء الطلاب. العمود الأول للرقم التسلسلي والثاني لاسم الطالب.
3. الخطوة الثانية: رفع القائمة وبدء التسجيل
بعد حفظ ملف Excel، عد إلى الأداة.
اضغط على الزر الأسود "رفع قائمة الطلاب" واختر الملف الذي قمت بتعديله للتو.
بمجرد اختيار الملف، ستقوم الأداة بقراءة البيانات وستظهر لك الواجهة الرئيسية لتسجيل الغياب، مع عرض اسم الفصل الذي أدخلته وقائمة بأسماء جميع الطلاب.
4. تسجيل الغياب اليومي
الآن أصبحت جاهزاً لتسجيل الحضور والغياب.
ستجد قائمة بأسماء طلابك، وبجانب كل اسم يوجد مربع اختيار.
ببساطة، ضع علامة صح (✔) بجانب اسم كل طالب متغيب عن الحضور لهذا اليوم.
5. إصدار التقارير اليومية
بعد تحديد جميع الطلاب المتغيبين، يمكنك حفظ الغياب وعرض تقرير فوري.
اضغط على الزر الأصفر "حفظ وعرض تقرير اليوم".
سيتم حفظ بيانات الغياب لهذا اليوم، وستنتقل إلى شاشة معاينة الطباعة.
ماذا يحتوي التقرير؟
اسم المدرسة واسم الفصل وتاريخ اليوم.
قائمة مرقمة بأسماء الطلاب الغائبين فقط.
ملخص في الأسفل: يعرض لك إجمالي عدد الطلاب، عدد الغائبين، وعدد الحاضرين.
6. إصدار التقارير الشهرية
في أي وقت، يمكنك الحصول على ملخص لغياب الطلاب خلال الشهر الحالي.
من الواجهة الرئيسية، اضغط على الزر الأسود "عرض التقرير الشهري".
ستظهر لك شاشة معاينة تحتوي على تقرير مجمع للشهر بأكمله.
ماذا يحتوي التقرير؟
جدول بأسماء جميع الطلاب الذين تغيبوا خلال الشهر.
بجانب كل اسم، ستجد إجمالي عدد أيام غيابه.
7. الطباعة والبدء من جديد
الطباعة: في شاشة معاينة التقرير (اليومي أو الشهري)، اضغط على زر "اطبع الآن" لطباعة التقرير مباشرة على ورقة A4. اضغط على "إغلاق" للعودة إلى الشاشة الرئيسية.
البدء من جديد: إذا أردت مسح جميع البيانات المحفوظة (اسم المدرسة، قوائم الطلاب، سجلات الغياب) والبدء من الصفر، اضغط على زر "بدء من جديد (حذف البيانات)".
نأمل أن يكون هذا الدليل مفيداً. استمتع باستخدام الأداة!